Backup

Vi lever i et samfund fyldt med regler og processer. Det er selvfølgeligt overordnet set en god ting, og de færreste af os ville nok have lyst til at erstatte det med kaos. Også selvom ingen nyder at nusse med papirarbejde. Men det kan stadig være udfordrende at skulle igennem alle disse bureaukratiske processer gang på gang, specielt hvis man ikke har prøvet det før, eller ikke helt har overblikket.

En af de bedste ting man kan gøre for sig selv i den situation er, at fokusere på at have alle vigtige dokumenter til rådighed. Det er næsten umuligt at have det fulde overblik over hvad der bliver nødvendigt at vide hvornår. Selv hvis du fik det fulde overblik, så er lovgivningen og de forskellige processer noget, der løbende opdateres. Nogle gange forsimples ting, andre gange gøre de mere kompliceret. Det er en evig kamp at skulle følge med i, og det er sandsynligvis ikke den bedste brug af din tid. Hvis der er tale om en rigtig stor virksomhed, så kan det være, der er plads i budgettet til at hyre en person eller et lille team, til at holde sig opdateret om alt hvad der berør virksomheden. Men selv der kan der ske smuttere, og så hjælper det jo ikke særligt meget.

Tricket er i stedet, at passe på alle de vigtige dokumenter, så man hurtigt kan finde dem frem, hvis man finder ud af det er nødvendigt. Dokumenterne skal selvfølgeligt opbevares trygt og sikkert, og gerne på en måde, så de er nemme at finde frem igen senere.

Min proces er at tage et hurtigt billede med min telefon, af alle fysiske papirer jeg modtager, som kunne ske at være vigtige. Hellere et billede for meget end et for lidt. Derefter sender jeg det til mig selv via Sikkermail.dk, og skriver nogle nøgleord omkring dokumentet ned i titlen eller teksten på den sikre email. På den måde kan jeg altid søge i min egen email indbakke efter disse nøgleord, og altså finde dokumentet hvis det viser sig, at jeg skal bruge det senere.

Med den store udbredelse af elektronisk faktura er der færre ting i dag, man selv er nødt til at scanne ind. Men fysiske breve er stadig en del af hverdagen, og man kan hurtigt komme i problemer, hvis man ikke laver digitale kopier af dem. Jeg synes klart den løsning jeg er kommet frem til er lettere, end så meget andet. Du har nok altid din telefon på dig, og kameraet i telefoner er i dag så godt, at du fint kan læse hvad der står senere. Når man så benytter sig af en sikker email service, så ved man også at der bliver passet godt på de dokumenter, man digitaliserer på den måde.